BATULICIN,Pelopor News Kalimantan – Dalam rangka modernisasi pengelolaan arsip, Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu meluncurkan inovasi terbaru berupa Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN). Langkah strategis ini diambil untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, yang sebelumnya dikelola secara manual.
Kepala Dinas Pendidikan Tanah Bumbu, Dwi Teguh Efendi, S.IP., M.AP., yang menggagas program tersebut, mengungkapkan bahwa SIMPAN hadir sebagai jawaban atas tantangan pengelolaan arsip yang selama ini menghambat efektivitas kerja. “Dengan SIMPAN, dokumen-dokumen penting dapat diakses dengan cepat dan mudah kapan saja, serta tersimpan dengan aman untuk jangka panjang,” jelas Dwi Teguh saat peluncuran di Batulicin, Kamis (10/10/2024).
Setiap tahun, Dinas Pendidikan Tanah Bumbu menghasilkan lebih dari 20 ribu surat. Sebelum adanya SIMPAN, pengelolaan dokumen secara manual sering kali mengakibatkan penumpukan arsip dan memperlambat proses pencarian. Dwi menegaskan, digitalisasi ini tidak hanya mempercepat akses, tetapi juga memastikan dokumen tersimpan rapi dan aman sesuai dengan standar ASN.
“Inovasi ini meningkatkan aksesibilitas. Bahkan jika petugas arsip tidak berada di tempat, dokumen tetap dapat diakses secara online tanpa kendala,” tambahnya. Sistem SIMPAN akan memulai penyimpanan arsip dari tahun 2024, dengan rencana memperluas cakupan dokumen dari tahun-tahun sebelumnya jika kapasitas memungkinkan.
Dinas Pendidikan optimis bahwa SIMPAN akan mempercepat proses administrasi dan meningkatkan efisiensi kerja para pegawai, sekaligus mengatasi masalah keterlambatan serta risiko kehilangan arsip yang selama ini menjadi kendala.
“Kami yakin, dengan SIMPAN, tata kelola arsip di Tanah Bumbu akan menjadi lebih modern dan efektif,” pungkas Dwi Teguh.
SIMPAN juga menjadi salah satu syarat dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrasi Angkatan IV Tahun 2024 di Bandung, sebagai bukti komitmen Dinas Pendidikan Tanah Bumbu dalam meningkatkan kualitas layanan publik melalui inovasi teknologi.”(Nata/Team)
